درباره دورکاری با کارکنان خود صحبت کنید
در آخرین روزهای فوریه ۲۰۲۰ یعنی اوایل اسفند ۹۸، مقاله‌ای با چنین مضمونی آغاز کرده: به کارکنان خود اطلاع دهید که شاید لازم باشد دورکاری کنند…
اگرچه امروز با گذشت یک ماه آنقدر درباره دورکاری و «در خانه ماندن» صحبت شده که احتمال اجبار به این و مسئله تقریبا در بین اهالی کسب‌وکار جاافتاده، اما فراموش نکنیم که بسیاری از کارکنان کسب‌وکارهای فروشگاهی و خدماتی و بسیاری از کارکنان روزمزد، هنوز هر روز به محل کار خود مراجعه می‌کنند. این در حالی است که همچنان احتمال اجبار به تعطیلی و یا درخواست دورکاری از سوی کارمندان وجود دارد. پس همچنان لازم است بدانیم و به کارکنان اطلاع بدهیم که ممکن است لازم باشد دورکاری کنند.
وظایف را بر اساس امکان انجام به صورت دورکاری تقسیم کنید
ضروری است کارهای خود را به وظیفه‌های کوچک تقسیم کنید و سپس آن وظایف را به این صورت دسته‌بندی کنید:
- برخی از وظایف به هیچ عنوان نمی‌توانند در خارج از فضای فیزیکی کسب‌وکار شما انجام شوند.
- برخی از وظایف تا حدی یا به طور کامل می‌توانند با دورکاری پیش بروند و نیاز ضروری به حضور در فضای فیزیکی کسب‌کار شما را ندارند.
- در مورد برخی از وظایف اما ابهام وجود دارد. در این گونه موارد ترجیحا دورکاری را بیازمایید و تمام تلاش خود را بکنید تا کارمندی که چنین وظیفه‌ای به او سپرده شده، شرایط مناسب برای انجام آن بدون حضور در محل کار را داشته باشد.
در نظر بگیرید که دورکاری به تجهیزات نیاز دارد
تامین نرم‌افزار و سخت‌افزار لازم برای دورکاری، ممکن است بسیار هزینه‌بر باشد. با این حال در صورت لزوم، چاره‌ای ندارید… برای انجام برخی وظایف، نیاز دارید تمهیدات لازم را فراهم کنید.
در مواردی که انجام وظایف به امکانات ویژه‌ای نیاز ندارد، حتما مطمئن شوید که کارمندان شما حاضرند از تجهیزات شخصی برای کار استفاده کنند. چون در غیر این صورت وارد یک موقعیت باخت-باخت می‌شوید. اما قبل از اینکه از کارکنان بخواهید از تجهیزات خودشان استفاده کنند، بررسی کنید که کدام یک از اطلاعاتی که در تجهیزاتشان پردازش خواهند کرد، مصداق اطلاعات محرمانه کسب‌وکار شما خواهد بود! به هر حال یکی از مسائلی که در دورکاری با آن مواجه خواهید شد، محرمانگی اطلاعات است.
پروتکل‌های ارتباطی مشخص تعیین کنید
- برای زمان‌بندی ارتباطات،
- برای شبکه‌ها و نرم‌افزارهایی که برای ارتباط مورد استفاده قرار خواهد گرفت،
- برای نحوه تماس با مشتریان،
- و راهکارهایی برای تله‌کنفرانس و تماس ویدئویی اعضای تیم‌ها…
و به طور کلی برای ارتباطات در دوران بحران کرونا پروتکل‌های معین داشته باشید.
در شرایط دورکاری، بسیاری از تماس‌هایی که قبلا با خط ثابت شرکت گرفته می‌شد، حالا ممکن است با شماره‌های شخصی موبایل و واتسپ و تلگرام و… افراد گرفته شود! اگر این مسئله ممکن است منجر به برقراری ارتباطات غیررسمی شود و یا برند شما را خدشه‌دار کند، برای این مسئله چاره‌ای بیندیشید. بسیاری از کسب‌وکارها از گذشته برای حداقل کردن ارتباطات غیررسمی، برای فروشندگان و مشاوران و ویزیتورهای خود، سیم‌کارت‌هایی را تهیه کرده‌اند و ایمیل‌های سازمانی ساخته‌اند. به این ترتیب در دوران دورکاری نیز افرادی که راه‌های تماس سازمانی دارند، مثل قبل می‌توانند با مشتریان خود در تماس باشند.
در سنجش عملکرد همه کارکنان، شفاف باشید
اگر فرهنگ دورکاری در مدیریت کسب‌وکار شما به صورت عرف، وجود نداشته و کارکنانتان فقط در محل کار به انجام وظایف حرفه‌ای‌شان می‌پرداختند، ممکن است با تنش‌های بی‌سابقه مواجه شوید. توجه کنید که در چنین شرایطی که نظارت افراد بر یکدیگر به سادگی قبل، ممکن نیست، همه به لحاظ روحی و حرفه‌ای نیاز دارند بدانند که همکارانشان هم در حال کار کردن هستند. بنابراین چه آن‌ها که مجبورند یا پذیرفته‌اند در محل کار حاضر شوند، چه آن‌ها که در خانه دورکاری می‌کنند، باید در جریان جزئیات سنجش عملکرد قرار بگیرند. سنجه‌هایی برای سنجش عملکرد تعیین کنید و به صورت شفاف در اختیار «تمام» کارکنان قرار دهید.
برای این منظور، هدف‌های مشخص و قابل اندازه‌گیری تعیین کنید و تیم‌های تخصصی مربوط به هر هدف را در جریان پیشرفت کار قرار دهید. بگذارید ببینند که خود شما هم مشغول انجام وظایفتان هستید.
با مشارکت سطوح عملیاتی تصمیم‌سازی کنید
یکی از رویکردهایی که در مدیریت بحران کرونا در چین، بیش از پیش مورد توجه قرار گرفته، تصمیم‌گیری پایین-به-بالا است. در دوران بحران برای تامین بینش دقیق و برخورداری از اطلاعات به روز، تا حد امکان از تصمیم‌گیری درباره جزئیات فرایندها، تمرکززدایی کنید. اجازه دهید افرادی که در تماس مستقیم با مشتریان و مسائل پیش‌بینی‌نشده فرایندها هستند، برای افزایش بهره‌وری در تصمیم‌گیری‌ها دخیل شوند. همانطور که شما در شرایط کنونی در کسب‌وکار خود با نیازهای جدیدی مواجه شدید، مشتریان شما نیز با نیازهای جدیدی مواجه شده‌اند. بنابراین فضای ارتباطی را به گونه‌ای برای کارمندان خود فراهم کنید تا حتی با وجود دورکاری، اطلاعات تازه بازار و مشتریان را به راحتی به شما برسانند.
البته فراموش نکنید که نهایتا مسئولیت تصمیمات و موفقیت کل سازمان، بر عهده صاحبان و مدیران کسب‌وکار است.
با تک‌تک اعضای تیمتان همدلی کنید
فراموش نکنید که هر کسی برای کار کردن در منزل، آن هم برای یک دوره موقت، لزوما نمی‌تواند و نباید زندگی روزمره خانه و خانواده خود را دچار تغییرات اساسی کند. ممکن است افراد تیم شما در خانه‌ای پر جمعیت زندگی کنند، یا بچه داشته باشند و نظیر این‌ها… در این صورت زمان‌بندی بیدار شدن و صبحانه و نهار و کار کردن در خانه‌ای که مثلا فرزندان و والدین هم در آن قرنطینه هستند، با زمان‌بندی‌های متداول در محیط کار، متفاوت خواهد بود.
با توجه به اینکه افراد در طی مدت دورکاری نمی‌توانند بر کار یکدیگر نظارت کنند، ممکن است نسبت به همکاران خود یا امکانات در دسترسشان یا نسبت به امکان برقراری ارتباط موثر با مدیرانشان دچار تخیل‌های مخرب شوند. گذشته از این، لزوما تمام کارکنان به کار کردن در منزل «عادت ندارند». بنابراین یکی از مسائلی که روی آن تاکید شده این است که تلاش کنید برای همه افراد تیمتان به یک اندازه وقت بگذارید تا هیچکدام احساس نکنند که از قافله جا ماندند. با هر فرد به صورت مستقیم در ارتباط باشید و مطمئن شوید هر روز به شرایط مطلوب برای کار کردن در منزل نزدیک می‌شود.
برای بلندمدت تصمیم بگیرید
مقاله‌ای مدیران را به کم کردن سرعت تصمیم‌گیری در مواجهه به کرونا دعوت کرده است، چرا که به مرور زمان اطلاعات بیشتری از این اپیدمی در دسترس خواهد بود، همچنین فرصت خواهید داشت از اقدامات سایر کسب‌وکارهای موفق الگوبرداری کنید و به راهکارهایی برسید که در بلندمدت برای حفظ و توسعه کسب‌وکارتان مفیدتر باشد.
بنابراین از تصمیمات ناگهانی و احساسی، خصوصا در رابطه با تعدیل نیرو و کاهش هزینه‌های حقوق و مزایا پرهیز کنید و در صورتی که نسبت به نتیجه تصمیماتتان ابهام دارید، از خبرگان مورد اعتمادتان مشورت بگیرید و تا حد امکان تصمیم‌گیری رادیکال را به تعویق بیندازید.
